Unidades de información.
¡Buenas! En esta entrada os voy a hablar de las unidades de información, concretamente los archivos.
Las unidades de información son quienes gestionan la información contenida en los documentos. Es decir, los archivos, bibliotecas y centros de documentación.
Los archivos.
La Ley de Patrimonio Histórico Español los define como conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Su función principal es generalmente la de reunir, organizar, conservar y difundir o servir documentos.
Concretando un poco, los archivos se dedican a:
- Organizar la documentación administrativa.
- Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
- Valorar los documentos (tras el tiempo establecido) para su conservación o expurgo.
- Clasificar los fondos y describirlos para facilitar el acceso a los documentos utilizando los instrumentos necesarios.
- Adecuar las instalaciones en las que se conservan los documentos.
En lo que a documentos respecta, se organizan en tres tipos de agrupaciones:
- Naturales: a su vez, se pueden dividir en:
- Fondo: es la unidad total de documentación producida y recibida por una institución o persona.
- Secciones: es una subdivisión del fondo.
- Series: está constituida por documentos que constituyen una agrupación inseparable.
- Expedientes: son el conjunto de testimonios escritos que reflejan un proceso administrativo.
- Artificiales: se divide en:
- Colecciones documentales: son documentos unidos por un tema que decide el "autor de la colección".
- Facticias: son agrupaciones documentales que se realizan de forma voluntaria en los archivos por motivos de conservación.
- Históricas.
Los centros de documentación.
En cuanto a los centros de documentación, estos son las unidades de información que se dedican a reunir, gestionar y difundir la documentación de un área de conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución concretos. Se centran en el analisis documental de contenido, buscando mejorar la recuperación de la información a través del uso de las nuevas tecnologías. También elaborar boletines de sumarios, resúmenes, alertas, etc.
Las bibliotecas.
En el caso de las bibliotecas, la Ley de Patrimonio Histórico Español las define como instituciones culturales dedicadas a la conservación, reunión, selección, inventarización, catalogación, clasificación y difusión de conjuntos o colecciones de libros, manuscritos y otros materiales bibliográficos o de otros medios. Por lo tanto, la función de las bibliotecas no es la producción de documentos, si no su recolección a través de compras, donaciones o canjes.
Los archivos son fuentes primarias de documentación, mientras que las bibliotecas son fuentes secundarias.
Según la tradición podemos dividir las bibliotecas en:
- Nacionales.
- Públicas.
- Docentes o académicas.
- Especiales.
Según la UNESCO, la división puede ser la siguiente:
- Nacionales.
- De instituciones de enseñanza superior.
- Bibliotecas importantes no especializadas.
- Escolares.
- Públicas o populares.
- Especializadas.
Por último, la división de las bibliotecas según la Federación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias es la siguiente:
- Generales de investigación.
- Especializadas.
- Al servicio del público general.
Hasta aquí la entrada sobre unidades de información. Espero que entendáis un poco mejor la diferencia entre cada tipo, y que sepáis a donde acudir en función de vuestras necesidades. ¡Un saludo!
Bibliografía:
García Cantos, N. y Martínez Hidalgo, M. (2024). Las Unidades de información. En Departamento de Geografía Historia y Filosofía. Universidad Pablo de Olavide. https://campusvirtual.upo.es/ultra/courses/_60205_1/outline/edit/document/_4540484_1courseId=_60205_1&view=content
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